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Os tempos modernos são muito ocupados, e o nosso tempo é um dos bens mais preciosos. É por isso que a produtividade é tão importante durante todas as nossas tarefas diárias. Quando se trata do Gmail, não é diferente. Aprender a utilizar o Gmail de forma produtiva pode ajudá-lo a aproveitar melhor o seu tempo e obter mais resultados em menos tempo.Neste artigo, vamos partilhar 10 passos úteis para ser mais produtivo com o Gmail. Estes passos ajudarão a acelerar a sua produtividade e ajudarão a organizar melhor os seus emails.
Passo 1: Use Filtros Para Automatizar o Email
Um dos melhores recursos do Gmail é o seu sistema de filtros. Os filtros permitem-lhe definir regras para o seu email que ajudam a organizar os seus emails automaticamente. Por exemplo, pode definir filtros para arquivar automaticamente emails de uma determinada pessoa, etiquetar emails de uma determinada pessoa, ou mover emails para uma determinada pasta.Configurar filtros é fácil e poupa-lhe tempo a organizar os seus emails. Pode configurar filtros tanto para emails que recebe como para emails que envia.
Passo 2: Limite o Tempo de Verificação de Email
Outra boa maneira de aumentar a sua produtividade com o Gmail é limitar o tempo que gasta a verificar o email. Muitas vezes, as pessoas gastam horas a verificar o email e isso pode ser um desperdício de tempo.Para evitar este problema, pode definir um horário específico para verificar o email. Por exemplo, pode configurar o Gmail para verificar o email apenas duas vezes por dia. Esta é uma boa maneira de se focar nas suas tarefas mais importantes, em vez de gastar tempo a verificar o email.
Passo 3: Desative as Notificações de Email
As notificações de email podem ser uma grande distração, especialmente se receber muitos emails. Por isso, pode ser uma boa ideia desativar as notificações de email. Desta forma, não será constantemente interrompido por emails e poderá focar-se nas suas tarefas.
Passo 4: Use o Modo de Desativação de Distrações
O Gmail oferece um modo especial chamado Modo de Desativação de Distrações. Este modo funciona bloqueando todas as notificações durante um período especificado. Esta é uma ótima maneira de se focar nas tarefas sem serem interrompido por emails.
Passo 5: Personalize as Suas Notificações de Email
Pode também personalizar as suas notificações de email. Por exemplo, pode configurar o Gmail para só notificá-lo quando receber emails importantes, como emails de clientes ou colegas de trabalho. Desta forma, será notificado apenas dos emails que realmente precisa ver.
Passo 6: Utilize o Gmail com Outros Serviços
O Gmail tem a capacidade de se integrar com outros serviços, como o Google Calendar, o Google Keep e o Google Drive. Esta integração pode ajudá-lo a aumentar a sua produtividade.Por exemplo, pode utilizar o Google Calendar com o Gmail para organizar melhor as suas tarefas diárias. Pode também usar o Google Keep com o Gmail para guardar notas e listas de tarefas. E, finalmente, pode usar o Google Drive com o Gmail para partilhar ficheiros com outras pessoas.
Passo 7: Utilize Etiquetas Para Organizar os Seus Emails
Pode também utilizar etiquetas para organizar os seus emails. As etiquetas permitem-lhe classificar os seus emails de acordo com o assunto e isso ajuda-o a encontrar os emails que precisa mais rapidamente.
Passo 8: Utilize as Pesquisas Avançadas do Gmail
O Gmail tem um recurso de pesquisa avançada que lhe permite procurar emails de forma mais eficiente. Por exemplo, pode procurar emails de uma determinada pessoa, emails enviados num determinado período de tempo, ou emails com anexos.
Passo 9: Utilize o Criador de Respostas Rápidas
Por último, o Gmail tem um recurso chamado Criador de Respostas Rápidas. O Criador de Respostas Rápidas permite-lhe criar respostas padrão para emails frequentemente recebidos. Estas respostas são criadas automaticamente quando recebe um email e podem ajudá-lo a responder aos emails mais rapidamente.
Passo 10: Inscreva-se num Curso de Produtividade no Gmail
Por último, recomendamos que se inscreva num curso de produtividade no Gmail. Estes cursos ensinam-lhe como usar o Gmail de forma eficiente e produtiva. Também lhe ensinarão como utilizar melhor os recursos do Gmail, como filtros, etiquetas, pesquisas avançadas, etc.O melhor de tudo é que estes cursos são online, o que significa que pode aceder a eles em qualquer lugar e a qualquer hora. Os preços dos cursos começam a partir dos €49 e ajudarão a aumentar a sua produtividade com o Gmail.